Een draak van een email-handtekening

e-mailhandtekening

Een draak van een e-mailhandtekening

 

Een simpel onderdeel wat vaak fout gaat

Helder e-mailverkeer is nog nooit zo belangrijk geweest als nu. Bovendien in het kader; ‘wat doe jij eigenlijk Jeroen?’ kan ik nu een mooi voorbeeld geven. Als organisatie of bedrijf streef je naar een eenheid in vorm en communicatie. Zowel naar je klanten als onderling binnen je organisatie. Een e-mailhandtekening is daar ook een onderdeel van. Het is een simpel onderdeel wat vaak fout gaat, hoe komt dat? En waarom vind ik dit zo belangrijk? Je moet het behandelen als een advertentie, als een visitekaartje.

 

 

Wat is een e-mailhandtekening?

Je kent ze wel. Het is de afsluiting onderaan een mail die bij iedereen automatisch is ingevuld en daarmee de laatste groet geeft “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend” en verdere contactinformatie verstrekt, zoals een e-mailadres of website-adres (die je als ontvanger juist hebt gebruikt om dit contact te zoeken). Wat maakt een goede email-handtekening zo goed? Wat is echt een no-go? Hier is niet één oplossing voor, maar voornamelijk: “Keep it simple.” Voor mijn eigen bedrijf gebruik ik de volgende:

 

Voorbeeld van een emailhandtekening

Voorbeeld van een emailhandtekening

 

Jeroen, je bent een zeurpiet

Zeker bij grote bedrijven moet je echt een zeurpiet of zelfs een zeikerd zijn om dit goed tot zijn recht te laten komen. Zodra er richtlijnen zijn of een huisstijl dan wil je dat deze strak nageleefd wordt. Ook de handtekening moet de peilers van het bedrijf ondersteunen. Het instellen van een e-mailhandtekening wordt bij grote bedrijven uit handen genomen door alles standaard in te stellen, maar wat nou als je geen groot bedrijf bent? Ik hoor je al denken: “Een systeembeheerder die daar op moet gaat letten? Hou toch op, zonde van het geld en tijd”.

Ik vind het zelf juist zo zonde, dat er veel tijd en energie in merkontwikkeling gestopt wordt (denk aan het ontwikkelen van een goed logo, sympathiek kleurgebruik, Tone of Voice die past bij de doelgroep), want dit zijn zaken die bij het ontwikkelen van een huisstijl standaard zijn, maar wees eens eerlijk, zodra je een mail krijgt van iemand met een enorme handtekening die 400x de grootte heeft van de inhoud of nog leuker, iemand die afsluit met “Bespaar het milieu door deze mail niet te printen.”, irriteer je je dan niet mateloos of let je daar niet eens op? In mijn ogen is dit een enorm verlies van je merkontwikkeling, daar waar je voor betaald hebt in het beginproces.

 

We denken wel na over hoe we ons presenteren in kleur en stijl maar niet in onze email?

We denken wel na over hoe we ons presenteren in kleur en stijl maar niet in onze email?

 

Oké, nu wil ik een perfecte e-mailhandtekening

Ik snap je, want dit is nu een logisch uitgangspunt, toch kan de uitwerking daarvan verrassen. Het gaat namelijk om het doel van de handtekening. Zorg er voor dat je op een goede manier je email afsluit. Door een groet, volledige naam en op z’n minst 1 referentie met wie ze te maken hebben. Bijvoorbeeld; plaats je functie of je bedrijfsnaam. Of plaats je vakgebied, je URL van je website voor meer informatie. Behandel het als een visitekaartje, zodat ze even weten wie ze voor zich hadden. Of behandel het als een advertentie zodat ze getriggerd worden om verder te zoeken, meer niet.

 

Ik wil de ontvanger zoveel mogelijk informatie geven

Kijk uit, het gevaar is dat je teveel wilt vertellen en daarmee niets vertelt. Je geeft namelijk niks prioriteit of aandacht, waardoor het helemaal niet gelezen wordt en dus totale lege opvulling blijkt te zijn. Je kunt dit makkelijk tackelen door een website-adres te plaatsen waar mensen meer informatie kunnen vinden of door een relevante casus of pagina te noemen waar mensen meer kunnen vinden. Daarmee gooi je enorm veel informatie overboord en houd je je verhaal lekker kort én bondig!

 

Ik wil nieuwe contacten andere informatie geven

Daarom kun je ook verschillende handtekeningen instellen. Als ondernemer heb je bijvoorbeeld nieuwe business en bestaande business. De nieuwe business wil je graag beantwoorden en begeleiden naar andere relevante zaken. Terwijl bestaande business, daar waar je al een tijd mee gemaild hebt, niet alles meer hoeft uit te leggen. Stel dat je voor beide zaken dezelfde email-handtekening gebruikt kan het zelfs als irritant worden bestempeld en dat is natuurlijk niet gewenst. Het gaat er dus om wát je wilt vertellen en aan wie. Laat ook hier zien dat je kundig bent.

 

Help! Er is geen eenheid na enige maanden gebruik

Je hebt tijd en energie gestoken in de e-mailhandtekeningen. Je hebt eindelijk een ei gelegd en een voorbeeld weten te ontwikkelen die binnen de huisstijl valt. Je hebt dit uitgezet naar iedereen en nu – na enige tijd – merk je op dat er geen consistentie is in het gebruik, wat nu?! Dit is helaas onvermijdelijk. Dat komt vooral doordat iedereen met software werkt. De een werkt graag met Outlook en de ander graag met mailapp van apple. Je kunt dit wel in de juiste banen (bege)leiden. Daarom kun je ervoor kiezen om duidelijke handleidingen te schrijven voor een iPhone of bijvoorbeeld een Dell Laptop. Niet iedereen weet waar de opties zitten om een handtekening goed in te stellen, bovendien wijzigt dit bekant jaarlijks door toedoen van deze software-updates. Hoe tackel je dit probleem?

 

Handen uit de mouwen en aan de slag.

 

Dit is hoe ik het doe

Door te kijken naar wat mensen kennen en dat in te zetten als tool. Schrijf een email-handtekening in HTML of maak er een in een Word-document. Zorg er in ieder geval voor dat ze door middel van simpele acties, zoals uploaden of kopiëren/plakken heel gemakkelijk een handtekening kunnen overnemen.

 

Maar je kunt toch gewoon de handtekening van je collega overnemen door te kopiëren en te plakken uit de vorige mail?

 

Nee, dat kan je beter niet doen.

Ook al lijkt dat op het eerste gezicht wel, er ontstaan dan een aantal problemen die zich later voordoen. Dit geldt niet voor een tekstuele handtekening. Daarom zijn veel bedrijven gebaat hierbij, omdat je veel problemen vermijd. Maar we willen plaatjes! Een gevoel! Een goede indruk achterlaten! Want in mijn ogen bevat een goede handtekening een foto van iemand of een bedrijfslogo! Een afbeelding dus! Maar zodra je een plaatje invoegt aan je handtekening-invulveld dan wordt deze elke keer verstuurt als bijlage… wat nog meer irritatie oplevert. Dit is echter prima te omzeilen en zeker ook aan te raden.

 

Het gebruik van afbeeldingen

Het gebruik van afbeeldingen in je communicatie en dus ook in je mailverkeer onderstreep ik zeker. Je moet het echter wel op een goede manier doen. Het lijkt een technisch verhaal, maar laat ik het kort uitleggen. Jouw geschreven e-mail is eigenlijk een stuk code wat vertaald is door je mailclient, zodat het leesbaar is voor jou als gebruiker. Net zoals een browser (Safari/Chrome/Firefox) die bij het zien van een website een stuk code omzet naar een gave visuele website. Dit kun je dus ook toepassen op mail.

 

 

Stuur het niet als bijlage

Je wilt niet iemand’s inbox – na enige tijd – volzetten met afbeeldingen van je bedrijfslogo toch wil je in je emails een bedrijfslogo, wat nu? Zorg ervoor dat je niet de afbeelding meestuurt in je handtekening, maar ontwikkel een html-handtekening. Dit kun je laten doen door een ontwerper, maar je hebt ook tools op internet waar je door middel van invulvelden alles makkelijk zelf invult en waar je uiteindelijk een bestand download en deze zo kunt verspreiden aan iedereen.

 

“Google anders even op: “generate email signature”

 

Geef keer op keer een goede indruk

Wat je dus wilt is dat je handtekening koppelt naar afbeeldingen die elders op internet staan. Zo zorg je ervoor dat mensen het niet ongewenst als bijlage ontvangen (omdat de afbeelding dus gelinkt is en niet werkelijk meegestuurd wordt). En je zorgt er notabene voor dat je de regie houdt, want als je dit bronbestand vervangt, vervangt het overal in zijn of haar mailhandtekening. Zowel bij mails verstuurd uit het verleden als bij de mails die morgen worden verstuurd. Geloof me, dit is wat je wilt.
Ben jij nou benieuwd wat voor jou relevant is en vind je dit een mooi startpunt voor een gesprek met mij? Ik help je graag!